Wie in het onderwijs werkt weet dat het primaire proces lang niet meer het enige is dat een docent doet. Ik hoor wel eens het verlangen om terug te gaan naar de tijd dat lesgeven de basis was en dat er soms een paar overzichtelijke taken bijkwamen en een beetje vergaderen bijkwamen… Tegenwoordig kwalificeren en kwantificeren we deze taken in het taakbeleid.
De ‘overige taken’ moeten volgens de CAO VO worden beschreven en er moeten uren aan gekoppeld worden.
Als dit een stabiel onveranderbaar gegeven is, kan het opgenomen worden in het taakbeleid. Maar op veel scholen veranderen de taken jaarlijks, omdat er andere prioriteiten aan toegekend worden of omdat sommige taken gewoon niet meer uitgevoerd worden. Het advies is om deze ’takenlijst’ vast te stellen. Veel zal elk jaar terugkomen op min of meer dezelfde manier. Dat scheelt uiteraard werk, maar het is goed om dit wel ter discussie te stellen. Overige taken worden soms als sluitpost in het taakbeleid gebruikt, waarbij het gevaar bestaat dat ‘de schaarste verdeeld moet gaan worden’. De beroemde kaasschaaf methode wordt regelmatig toegepast om dezelfde werkzaamheden in minder tijd te laten plaatsvinden. Ik denk dat niemand daar gelukkig van wordt.
Een goede beschrijving
Taken beschrijven is een vak apart. In veel scholen gaan excel lijstjes rond met taken die met slechts 1 of 2 woorden beschreven worden. Als in het kader van overzichtelijkheid daarmee gewerkt wordt, kan ik me daar wel iets bij voorstellen. Maar helaas blijft het er vaak bij. Daarmee creëer je onduidelijkheid als niet helder is wat verschillende partijen verwachten bij een taak.
Bij sommige taken is het eenvoudiger dan bij andere. Een minimale beschrijving én gesprek over de inhoud lijkt echter wel op zijn plaats. Bij de berichten heb ik een voorbeeld neergezet van een school die een beschrijving heeft gemaakt van alle (grote) taken in de school. Een flinke klus, maar daarmee is de methodiek wel vastgelegd voor de toekomst.
Soorten taken
Algemene schooltaken
Om de school draaiend te houden en iedereen mee te laten draaien in het geheel is de categorie ‘algemene schooltaken (AST)’ van toepassing. Van alle docenten kan worden verwacht dat zij deze activiteiten doen. Dat kan bijvoorbeeld 1 schoolfeest surveillance, of een pauzewacht. In sommige gevallen staan hier ook de vergaderuren in genoemd, waarbij ik meteen de opmerking maak dat het goed is een kopje ‘overleg’ op te nemen. Soms is dit een verzameling van allerlei taken die elke docent moet doen, maar vaker wordt er ook een onderscheid gemaakt tussen taken die iedereen moet doen en overige schooltaken.
Vaste voet en Algemene SchoolTaken AST
Bij de taken die iedereen hoort te doen kan dan als vaste voet worden gerekend (die niet naar rato is als iedereen deze moet uitvoeren). Daaronder kan dan bijvoorbeeld vallen:
- Opvangtaak. Deze opvangtaak bestaat uit het opvangen van uitgevallen lessen. Elke docent
met een volledige aanstelling wordt per schooljaar maximaal 10 maal ingezet om een lesuur in te
vallen. - Pauzesurveillance één pauzemoment in de week toezicht te houden in het schoolgebouw.
- Het bijwonen van de openingsvergadering en de sluiting van het schooljaar;
- Het voorbereiden van en de deelname aan de Open dag (1 dag) en de Open avonden (2 avonden);
- Het bijwonen van de diplomeringen;
- Het voorbereiden van en de deelname aan algemene voorlichtingsactiviteiten
- Het bijwonen van 1 schoolfeest en/of buitenlesactiviteiten;
Als ik een lijstje als deze zie (en die zie ik veel op scholen) dan denk ik dat je met elkaar moet tellen wat deze activiteiten bij elkaar opgesteld kosten. Een eenvoudige bierviltberekening levert mij op dat we hier in de orde van grootte van 60 uur op jaarbasis spreken. Dat zie ik echter op scholen vaak tot andere berekeningen leiden en daardoor discussies.
Voorbeeld Open dag
Bijvoorbeeld ligt grote druk op wervingsactiviteiten waar iedereen bij aanwezig hoort te zijn. Een open dag of open avond is natuurlijk belangrijk om aan nieuwe leerlingen en ouders een goed verhaal te vertellen. Maar in plaats van ruime facilitering en kleine extra’s die er toe doen te regelen, wordt de open dag minimaal berekend en bovenop de lessen gepland. Daarom een paar tips voor scholen:
- organiseer een dagdeel vrij of een verkort lesrooster vóór een open dag zodat docenten en ondersteuners de energie hebben om met nieuwe ouders en leerlingen te kletsen. Daarmee biedt je ook ruimte in de beschikbaarheidstabel voor inzet van docenten. Als je ervan uitgaat dat een voltijddocent 9 dagdelen beschikbaar is voor lessen en 1 dagdeel algemeen en je plant nog een extra open dag, dan zet je in feite docenten voor meer dan 10 dagdelen in. Dat is meer dan de CAO voorschrijft en moet gecompenseerd worden.
- Er zijn vakken die veel voorbereiding nodig hebben om de open dag aan te kleden (zoals bijvoorbeeld natuurwetenschappen, LO, sectorvakken). Wellicht is ruimere facilitering daar op zijn plaats of extra handen (die wel nuttig ingezet kunnen worden). Dat geldt trouwens ook voor opruimen.
- Voor collega’s die van wat verder weg moeten komen is een warme maaltijd die door de school verzorgd wordt geen overbodige luxe
- Tijdens de open dag kun je een versnaperingen team rond laten gaan voor docenten en ondersteuners
- Het doet goed als de schoolleiding ook zelf rondloopt om te helpen en complimentjes uit te delen
- gezamenlijke uniforme bordjes kunnen ontworpen worden en secties kunnen tekst aanleveren, zodat aanvullende bordjes al klaar zijn voordat je begint. Mooie klus voor het secretariaat.
Vergaderingen en ander overleg
Ik ben een voorstander van een kopje ‘communicatie en overleg’ in de categorie algemene schooltaken. Aanvullend op de lijst die hierboven staat komt dan bijvoorbeeld:
- Het bijwonen van de openingsvergadering en de sluiting van het schooljaar;
- personeels-, team- en sectiebijeenkomsten/ vergaderingen
Als deze vergaderingen niet door iedereen bijgewoond zullen worden, of ze op verschillende dagdelen gepland zijn, is hierbij de ‘naar rato‘ van aanstelling van toepassing. Uit veel onderzoeken naar werkdruk komt naar voren dat het ‘vergaderen’ an sich laag gewaardeerd wordt door docenten en een beperkte bijdrage levert aan de onderwijspraktijk. Dat heeft te maken met de inhoud en de insteek van vergaderingen. Een goede vergadering is een dynamisch geheel, misschien geleid door 1 persoon (de teammanager wellicht), maar grotendeels gevuld door de bijdrage en behoefte van de deelnemers. Zo’n overlegmoment kan discussie stimuleren, afstemming, organisatie, deskundigheidsbevordering, kennisdeling, werkmiddagen, gezelligheid enzovoorts. Een andere insteek van een vergadering dan dat ‘de leiding vertelt’ levert vaak een grotere betrokkenheid op.
In deze categorie staan niet alle overlegmomenten en dat is ook logisch. Rapportvergaderingen en leerlingbesprekingen zouden onderdeel moeten zijn van de opslagfactor omdat ze een directe samenhang hebben met het fenomeen ‘les’ en zij dus ondergebracht bij de opslagfactor.
Overige schooltaken
Afhankelijk van het gevoerde taakbeleid zijn er uren beschikbaar voor het uitvoeren van taken. Omdat dit op de meeste scholen een flinke post is, is het goed daar goede afspraken over te maken. Het personeelsdeel van de medezeggenschapsraad stemt in met de beschrijving en normering van de overige taken, ook als dat jaarlijks gebeurt. Om dat proces goed te laten verlopen en de planning en uitvoering hand in hand te laten lopen de volgende adviezen: Beschrijf alle afzonderlijke taken. Als iemand een taak uitvoert moet hij weten wat er wordt verwacht: eventuele studie; hoe lang een taak bij 1 iemand mag blijven; hoeveel uren deze taak in beslag neemt; wanneer resultaat bereikt zou moeten zijn. Dit alles naast de inhoud van een taak. Een goed overzicht is belangrijk en je kunt bijvoorbeeld docenten laten kiezen welke taak hen leuk of interessant lijkt, zodat zij zelf een keuze kunnen maken voor de invulling. In het gesprek over het taakformulier vindt de definitieve toewijzing plaats.